Các bước để xin visa du học Nhật Bản như sau:
1.Chuẩn bị giấy tờ xin visa du học Nhật như thế nào?
2. Cách điền tờ khai visa như thế nào?
3. Quy trinh xin visa du học Nhật Bản gồm các bước khác nhau. Bao gồm:
- Chuẩn bị hồ sơ
- Nộp hồ sơ
- Phỏng vấn
4. Thời gian nhận kết quả xin visa du học Nhật
5. Kinh nghiệm hạn chế rớt visa du học Nhật
Chúng ta sẽ đi sâu chi tiết từng hồ sơ hồ sơ nhé!
Chuẩn bị hồ sơ xin visa du học Nhật
Trước khi xin visa bạn cần đủ điều kiện du học Nhật Bản và xin giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú ở Nhật Bản tại Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương Bộ tư pháp Nhật bản nơi gần bạn nhất (COE). Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng xin được visa hơn mà chẳng phải chờ đợi quá lâu. Một bộ hồ sơ xin visa du học Nhật sẽ bao gồm những giấy tờ sau:
Hộ chiếu gốc, các bạn lưu ý giúp mình là hộ chiếu phải còn hạn trên 6 tháng
Tờ khai xin cấp visa, tờ khai này bạn có thể lên trang web đại sứ quán nhật bản tại việt nam tải về và bạn phải điền đầy đủ phần thông tin không được để trống bất cứ mục nào. (Bạn có thể tải xuống tại link: http://www.vn.emb-japan.go.jp/document/pdf/visa1.pdf) hoặc các bạn vào trang web của đại sứ quán Nhật Bản để tìm hiểu thông tin.
01 ảnh 4,5cm x 4,5cm (ảnh phải là ảnh nền trắng và chụp áo sơ mi có cổ).
Giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú tại Nhật Bản (COE) (bản gốc và bản photo).
Giấy báo nhập học (bản photo, chú ý nên cầm theo bản gốc có dấu của nhà trường để đối chiếu khi cần).
Để xin visa Du học sang những trường tiếng Nhật bạn cần phải nộp “Giấy chứng nhận văn bằng tốt nghiệp trung học phổ thông”
Chứng chỉ năng lực tiếng Nhật một bản photocopy
Các bạn lưu ý: giấy tờ của bạn thiếu, nội dung không được điền đầy đủ sẽ không được tiếp thụ. Tùy vào từng trường hợp, có thể đại sứ quán sẽ đề nghị bổ sung thêm các giấy tờ khác hoặc sẽ yêu cầu phải phỏng vấn. Nếu như Đại sứ quán đề xuất nhưng bạn không bổ sung hồ sơ hoặc không đi phỏng vấn, như vậy hồ sơ của bạn sẽ bị ngừng xét duyệt. Có những trường hợp sẽ cần thời gian xét duyệt lâu hơn trên vài tuần, bạn hãy thu xếp thời gian hợp lý để trình nộp hồ sơ xin visa.
Nếu như giấy tờ cần trả lại bản gốc nhất thiết phải trình nộp thêm 1 bản photocopy. Trừ các hồ sơ đã ghi rõ thời hạn hiệu lực, tất cả giấy tờ trong hồ sơ trình nộp phải trong vòng 3 tháng kể từ ngày phát hành.
Cách điền tờ khai visa như thế nào?
Trong bộ hồ sơ xin visa du học Nhật, thì tờ đơn xin cấp visa là giấy tờ quan trọng, và nó ảnh hưởng khá là nhiều tới việc bạn có thành công xin visa hay không. Cho nên bạn nên điền thật đầy đủ và chính xác vào tờ đơn xin cấp visa này nhé, để giảm thiểu các hậu quả đáng tiếc không nên có. Tờ khai xin cấp visa mã QR, sau khi bạn đã tải tờ khai xin visa về máy, thì bạn cần phải dùng phần mềm Adobe Acrobat để đọc và điền vào tờ đơn xin cấp visa này. Bạn cần phải điền đầy đủ thông tin các mục và thông tin phải thật chính xác, không được bỏ trống mục nào. Sau khi điền hết thông tin thì các bạn in ra ký tên ghi tháng ngày vào là xong.
Một số lưu ý khi các bạn điền tờ khai xin cấp visa du học Nhật:
Dán hình ở góc phải trên cùng của đơn, và bạn tuyệt đối không được dùng ghim bấm. (Ảnh rõ nét nhận dạng và được chụp trong vòng 3 tháng)
Đối với tờ khai thì bạn nên đánh máy hoặc viết tay bằng chữ in hoa.
Những thông tin điền trong tờ khai thì cần phải viết bằng tiếng Anh.
Số CMTND/ CCSD điền ở tờ khai thì phải trùng khớp với số CMTND/CCCD trên hộ chiếu của mình. Các thông tin về lưu trú như địa chỉ, số điện thoại,… bạn phải viết thật chi tiết, đầy đủ, không được bỏ sót mục nào và phải thật chính xác. Thêm nữa là số điện thoại bạn nên ghi mã vùng
Nộp hồ sơ xin cấp visa
Sau khi bạn đã hoàn tất giấy tờ xin cấp visa của mình, tùy vào vị trí địa lý thì bạn có thể nộp hồ sơ trực tiếp ở 1 trong hai địa chỉ sau
Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội (phụ trách các tỉnh Gia Lai, Bình Định trở ra Bắc).
Địa chỉ: 27 Liễu Giai, Quận Ba Đình, Hà Nội.
Điện thoại: 84-4-3846-3000.
Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại TP HCM (phụ trách khu vực miền Nam từ các tỉnh Đắc Lắc, Phú Yên trở vào).
Địa chỉ: 261 Điện Biên Phủ, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh.
Điện thoại: 08 – 3933-3510.
Các bạn chú ý khi nộp hồ sơ xin du học Nhật Bản
Hồ sơ xin visa tuyệt đối không được gửi qua đường fax hoặc đường bưu điện, nếu gửi qua fax hoặc bưu điện thì hồ sơ của bạn sẽ không được thụ lý và không được phê chuẩn. Tuy nhiên trong trường hợp bạn được yêu cầu bổ sung hồ sơ, bạn có thể gửi fax đến đại Sứ Quán.
Thời gian tiếp nhận thủ tục ở đại sứ quán: Buổi sáng từ 9h30 tới 11h tất cả những ngày trong tuần từ thứ hai tới thứ Sáu (trừ các ngày nghỉ lễ của Sứ Quán). Bạn có thể tìm hiểu về ngày nghỉ lễ của Đại sứ quán tại website chính thức của đại sứ quán nhật bản tại việt nam” http://www.vn.emb-japan.go.jp/itpr_ja/Vn_GthieuDSQ.html
Lệ phí xin visa đối với visa hiệu lực 1 lần, lệ phí là 640.000 VNĐ, đối với visa hiệu lực phổ thông lần lệ phí là 1,250.000 VNĐ. Ngoài ra thì lệ phí này có thể thay đổi theo từng thời điểm khác nhau. Nếu như hồ sơ bạn chưa đầy đủ, bạn được thông báo trực tiếp tại Đại Sứ Quán. Bạn sẽ phải chuẩn bị và nộp hồ sơ sau khi đã đủ hồ sơ cần thiết.
Khi tới nộp giấy tờ bạn cần mang theo CMTND, giấy giới thiệu để ra vào cổng Đại sứ quán. Bên cạnh đó bạn cũng cần cầm theo bản photo công chứng trong trường hợp cần thiết. Tuy nhiên, hiện nay đại sứ quán Nhật Bản không tiếp nhận cá nhân đến nộp hồ sơ xin visa. Vì vậy bạn nên nhờ các công ty tư vấn du học và các đại lý được ủy quyền xin visa giúp mình nhé. Các bạn có thể tham khảo link sau:
Danh sách các đại lý được ủy quyền: https://www.vn.emb-japan.go.jp/files/000566235.pdf
Danh sách các công ty tư vấn du học: http://icd.edu.vn/366/tu-van-du-hoc.html/BPF/vi-VN/
Phỏng vấn
Đối với nhiều bạn bạn học sinh, phỏng vấn visa luôn là một thách thức trong giai đoạn xin visa. Đại sứ quán sẽ có thể yêu cầu bạn đến phỏng vấn trực tiếp vì vậy bạn cần luôn ở trong tư thế sẵn sàng và giữ vững tinh thần thoải mái, chuẩn bị ôn lại kiến thức tiếng Nhật thật tốt. Bạn không nên quá căng thẳng mà hãy xem đấy như một cuộc trò chuyện thường ngày. Sự tự tin, thái độ nghiêm túc trong cuộc phỏng vấn sẽ là điểm cộng cho người phỏng vấn. Sẽ có những câu hỏi bằng tiếng Việt, ngoài ra bạn có thể sẽ được hỏi bằng tiếng Nhật nhằm kiểm tra năng lực tiếng Nhật của bạn. Do đó, bạn nên trau dồi khả năng tiếng Nhật thật tốt để ứng biến với những tình huống gặp phải trong cuộc phỏng vấn.
Khi phỏng vấn bạn cần chuẩn bị các hồ sơ sau để tới Đại Sứ Quán phỏng vấn:
- Mang theo chứng minh nhân dân gốc và một bản photo.
- Giấy biên nhận hồ sơ xin Visa (giấy hẹn lấy kết quả, khi bạn nộp hồ sơ ban đầu ) – một bản photo.
- Giấy xác nhận học tiếng.
- Chứng chỉ tiếng Nhật (1 bản photo hoặc gốc nếu có).
- Mang theo bút bi đen để điền Tờ khai thông tin
Trước lúc vào phỏng vấn, bạn sẽ được phát tờ lý lịch khi đó bạn phải khai thông tin lý lịch của mình vào đó. Sẽ có một số câu hỏi phỏng vấn xin visa Nhật thường gặp bạn có thể chuẩn bị trước câu trả lời ví dụ như:
- Bạn tên là gì? Bạn bao nhiêu tuổi? sở trường, sở thích của bạn là gì?
- Bạn đã học tiếng Nhật bao lâu rồi? Bạn đã học tiếng ở đâu? Trình độ tiếng Nhật hiện tại ở trình độ nào?
- Bạn đã đỗ kỳ thi tiếng Nhật nào? Kết quả của kỳ thi ấy như thể nào?
- Gia đình bạn có bao nhiêu người? Thu nhập của gia đình bạn một tháng bao nhiêu?
- Cha mẹ bạn làm công việc gì? bao nhiêu tuổi? Thu nhập của cha mẹ bạn là bao nhiêu trên 1 năm?
- Bạn có giấy tờ gì chứng minh cho khoản thu nhập ấy của bố mẹ không?
- Cha mẹ bạn đã tiết kiệm được bao nhiêu tiền cho việc du học của bạn tại Nhật Bản?
- Bạn đã tốt nghiệp THPT/cao đẳng, đại học năm nào?
- Bạn đã học chuyên ngành gì tại Việt Nam?
- Lí do tại sao bạn muốn đi du học Nhật Bản?
- Trường học ở Nhật của bạn tên là gì? địa chỉ trường ở đâu? Học phí trường là bao nhiêu?
- Bạn sẽ sinh hoạt như thế nào trong quá trình học tập tại Nhật?
- Bạn có người quen nào ở Nhật không? nếu có, địa chỉ và công tác của họ tại Nhật là gì?
- Dự định học tập, mục tiêu học tập của bạn là gì?
- Sau khi đi Nhật bạn có muốn đi làm thêm không? công việc mong muốn của bạn là gì?
- Sau khi tốt nghiệp bạn muốn làm việc ở Nhật hay Việt Nam? đa số các câu hỏi dành cho mỗi bạn khác nhau các bạn có thể tham khảo những câu hỏi trên.
Lưu ý: bạn nên trả lời câu hỏi một cách xúc tích ngắn gọn, cung cấp đầy đủ thông tin và giảm thiểu lan man dài dòng. Bởi vì thời gian dành cho một cuộc phỏng vấn là có hạn.
Thời gian nhận kết quả xin visa du học Nhật
Thời gian xét duyệt hồ sơ xin visa du học Nhật tối thiểu là 15 ngày làm việc. Trong trường hợp Đại sứ quán yêu cầu bạn phỏng vấn, thời gian xét visa sẽ kéo dài lâu hơn. Sau khi việc xét duyệt kết thúc Đại Sứ quán sẽ thông báo với bạn trực tiếp bằng điện thoại.
Thời gian trả kết quả visa: từ 14h đến 15h30 chiều tất cả những ngày trong tuần từ thứ 2 tới thứ Sáu (trừ những ngày nghỉ lễ của đại sứ quán).
Kinh nghiệm hạn chế rớt visa du học Nhật
Ngay khi bạn bắt đầu có ý định du học Nhật, có rất nhiều bạn băn khoăn xin visa du học Nhật có khó không? Câu trả lời dành cho bạn đó là nếu như bạn thực hiện đúng và đầy đủ những thủ tục, bạn sẽ thuận lợi xin được visa du học Nhật. Không những thế bạn có thể tự làm hồ sơ du học Nhật Bản. Ngoài ra sẽ có 1 số chú ý sau sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa tình huống bị từ chối xin cấp visa.
Giấy tờ học lịch: Đối với giấy tờ học lịch, đại sứ quán cũng như trường ở Nhật sẽ gọi điện trực tiếp tới trường để kiểm tra độ chính xác của thông tin. Bởi thế việc cung cấp chuẩn xác và thành thực các giấy tờ này sẽ đảm bảo khả năng xin visa thành công cho bạn.
Hồ sơ chứng minh tài chính: Trong việc cấp visa đây là một vấn đề vô cùng quan trọng. Vì vậy, nếu bạn muốn xin visa thành công bạn phải có một tài khoản ngân hàng đảm bảo đủ số tiền thiết yếu cho việc du học hoặc có những giấy tờ chứng minh người thân (bố, mẹ, anh, chị) bảo lãnh tài chính cho việc học của bạn.
Lý do du học: Khi hồ sơ xét duyệt visa, người ta thường xét rất kỹ về lý do và kế hoạch học tập tại Nhật vì điều này thể hiện thái độ nghiêm túc trong việc du học Nhật của bạn. Bạn nên viết phần này như 1 bài tiểu luận nhỏ, có thông tin rõ ràng, mạch lạc. Điều này giúp bạn được đánh giá cao và dễ dàng xin được visa hơn.
Trình độ tiếng Nhật: Đối với học sinh du học Nhật, sẽ có yêu cầu nhất định về trình độ tiếng Nhật. Để xin được visa du học Nhật, bạn phải có chứng chỉ tiếng Nhật tối thiểu N5 hoặc chứng nhận 150h học tiếng Nhật tại những trung tâm tiếng Nhật uy tín ở Việt Nam.
Những chia sẻ của mình về quy trình và các giấy tờ chuẩn bị để xin visa du học Nhật Bản trên sẽ giúp bạn hiểu phần nào về quy trình và hồ sơ xin visa. Bạn hãy thật kỹ các thông tin và lộ trình như thế nào để có sự chuẩn bị tốt nhất cho bản thân nhé
